La pandemia de Covid-19 ha cambiado significativamente la agenda de prioridades de las empresas. El informe “CEO Outlook 2020: Covid-19”, elaborado por la consultora KPMG, destaca entre sus principales conclusiones que la crisis sanitaria ha impulsado el proceso de digitalización de las empresas, ya que un 80% de sus máximos ejecutivos asegura que la transformación de su modelo operativo se ha acelerado a raíz de la pandemia; mientras que un 50% afirma que se sitúa meses por delante de lo esperado y otro 30% considera que, actualmente, se encuentran años por delante de lo que esperaban antes de la pandemia. En relación con lo anterior, para el 33% de los encuestados, el principal obstáculo para acelerar su proceso de digitalización es la incertidumbre sobre los escenarios operativos en los que se desarrollará su actividad en el futuro.
Alberto Martín, socio responsable de Consulting Corporates de KPMG en España, hace hincapié en que la digitalización contribuirá a incrementar la resiliencia de las compañías. “Como pone de manifiesto el informe, la digitalización ya está contribuyendo a construir modelos operativos ágiles, que permitirán que las empresas puedan seguir respondiendo a las necesidades de sus clientes ante eventos disruptivos como esta pandemia. Este debe ser el objetivo que deben perseguir los CEOs a la hora de determinar sus inversiones en tecnología, tanto en equipos como en habilidades de sus empleados”, explica.
Covid-19: motor de cambio
La crisis del Covid-19 ha puesto en marcha una serie de tendencias internas en la organización de las empresas que ya estaban presentes en el mercado, pero que ahora ha cobrado un nuevo protagonismo. Estos fenómenos no pueden gestionarse adecuadamente si no se aborda cuanto antes la transformación digital de la empresa.
El confinamiento ha actuado como un motor de la digitalización, obligando a muchas compañías que no disponían de los sistemas adecuados para gestionar el teletrabajo a tomar medidas para facilitar el trabajo a distancia y la centralización de los datos de una manera segura y adecuada.
Zucchetti Spain, compañía de referencia entre los fabricantes de soluciones TI, ha desarrollado la guía “La Digitalización, una realidad urgente tras el Covid-19”, en la que ofrece las claves para abordar los cambios que estamos viviendo de forma inteligente y pone de manifiesto la necesidad urgente de llevar a cabo la digitalización de las empresas.
Si este proceso ya se estaba produciendo durante la última década de manera significativa, “ahora más que nunca se ha vuelto imprescindible que cualquier organización pueda almacenar, organizar, consultar y modificar sus datos de manera digital”.
La digitalización no consiste en “seguir haciendo lo mismo que hemos hecho siempre”, pero en digital. No se trata de digitalizar los documentos de papel sin más, sino de implementar nuevos procesos digitales que permitan gestionar la información del negocio a través de las soluciones de software adecuadas.
Como explica Zucchetti, una compañía debe estar preparada para hacer frente a las dificultades; las crisis son sinónimo de cambio y de oportunidad. Del estado de alarma y el confinamiento, que ha llevado a muchas empresas a implementar el teletrabajo, se puede concluir que hoy más que nunca es necesario prevenir las eventualidades y que existe la tecnología para lograrlo.
“Hoy en día tu empresa puede gestionar sus datos desde cualquier lugar, con tal de que tengas un dispositivo móvil o un ordenador y una conexión a Internet. Todo eso es posible gracias a que hemos digitalizado nuestros datos. El funcionamiento de las empresas no tiene que depender ya de tu presencia física en la oficina, ni de la posibilidad de que los empleados puedan acudir allí”.
Transformación digital
La digitalización, también conocida como transformación digital, no supone sólo dejar de procesar los datos de manera analógica y empezar a hacerlo de manera digital. La digitalización no consiste en la mera digitalización de documentos para almacenar los mismos datos en otro formato. Se trata de implementar soluciones que permitan operar con datos de forma inteligente; utilizar tecnologías que nos ahorren tiempo y ayuden a aumentar nuestro conocimiento y nos proporcionen soluciones de visualización y mejora de la toma de decisiones. Hablamos de un nuevo enfoque que nos permite recolectar, almacenar, modificar y consultar los datos de forma digital y con un alto grado de automatización.
Se trata de un proceso imprescindible, por ejemplo, en el sector industrial, ya que permite la integración de datos en una sola herramienta digital y la mejora de la monitorización de los datos en tiempo real. Pero también es aplicable a empresas de distintos sectores y tamaños, desde pymes hasta grandes empresas.
Al disponer de herramientas especificas para el desarrollo de determinadas tareas, como la gestión de la contabilidad, el registro de la jornada laboral o la gestión de almacén, podemos llevar a cabo todas las acciones relacionadas con esta área de manera más rápida, eficaz, fiable y estandarizada.
La digitalización permite, por tanto, la transformación de los procesos internos, pero afecta también a la organización del trabajo. Como muchas tareas se pueden automatizar, las funciones de los diferentes responsables cambian y se reduce el trabajo administrativo para poner el foco en acciones relevantes que aumenten la rentabilidad de la empresa.
Como explica Zucchetti, para que sea posible la digitalización, “es imprescindible la elección y el uso de una solución de software adecuada”. “Debemos decidir si vamos a utilizar una solución en la nube o desplegar un software ERP en nuestra propia nube empresarial, pero siempre facilitando el trabajo a distancia y la movilidad”. “El objetivo de la digitalización de los datos -dice la compañía de software- es que podamos transformar los procesos internos de la empresas para reducir costes, mejorar la eficacia, optimizar los procesos y potenciar nuestra competitividad y rentabilidad”.
La automatización de tareas propicia un cambio en las funciones de los responsables, reduciendo sus trabajos administrativos para enfocarse en acciones relevantes que aumenten la rentabilidad
¿Preparados para la nueva era digital?En la lucha contra el coronavirus, la tecnología digital está desempeñando un papel esencial en el plano laboral en diversos sectores, por lo que se puede considerar un punto de inflexión para la digitalización y el comienzo de una nueva era digital.En este contexto, el nuevo informe del Banco Europeo de Inversiones (BEI), bajo el título “¿Quién está preparado para la nueva era digital? Evidencias de la encuesta de inversión del BEI”, analiza el estado de la digitalización en la Unión Europea y en Estados Unidos desde una perspectiva empresarial, e incluye un Índice de Digitalización dividido en países líderes, fuertes, moderados y modestos. El documento muestra que las empresas europeas, en la mayoría de los sectores, se están quedando rezagadas con respecto a las de Estados Unidos.Solo cuatro países de la UE superan a EEUU en el Índice de Digitalización incluido en el documento: Dinamarca, Países Bajos, República Checa y Finlandia. Por su parte, España se sitúa por encima de la media comunitaria.En el Índice de Digitalización del BEI, España se encuentra entre los países “moderados”. La tasa de adopción de tecnologías individuales en España está por encima del promedio de la UE y EEUU, en cuanto a plataformas en el sector de la infraestructura e Internet de las Cosas en el sector de la construcción. Igualmente, se sitúa por encima de la media europea en lo que se refiere a Big Data, drones, Internet de las Cosas y Realidad Virtual.
El Covid-19 acelera la transformaciónSi la digitalización ya era una tendencia muy marcada antes de la pandemia, ahora las empresas son más conscientes que nunca de que deben invertir en este campo. Realidades como el teletrabajo, la gestión digital y la movilidad han llegado para quedarse y hacen falta sistemas y metodologías que faciliten que las empresas puedan hacer frente a estos retos.“Con las viejas mentalidades y las viejas infraestructuras, esto es, sin embargo, imposible, pero la situación excepcional del confinamiento a escala masiva ha acelerado esta dinámica, ya que las empresas se han visto obligadas a buscar soluciones en la transformación digital de sus procesos”, dice Zucchetti. Esto ha cambiado también la forma de organizar el teletrabajo. Si en el año 2019 tan sólo se daba un 5% de personas con posibilidad de teletrabajar, en apenas dos meses el porcentaje ha aumentado hasta el 34% durante la pandemia. Se trata de un tercio de la población activa, lo que supone una auténtica transición hacia un modelo de mercado digital.
VideoconferenciasLos efectos no sólo se han notado en el mercado de trabajo, sino también en el comportamiento de los consumidores. Cada vez más personas están utilizando el e-commerce para la compra de sus productos, con subidas de hasta un 55%, según Ecommerce News, si bien es cierto que algunos sectores se han visto perjudicados; un hecho que ayuda a las empresas a ser conscientes de conocer mejor el mercado digital y tratar de medir eficazmente sus resultados.Las aplicaciones de comunicaciones con videoconferencias también han aumentado de manera significativa durante estos últimos meses, poniendo de manifiesto que las empresas disponen de herramientas y soluciones que permiten el trabajo en equipo a distancia, pero ante el que es necesario enfrentar la necesidad de medir y comparar datos de la forma más eficaz y productiva.En esta línea, si al auge del teletrabajo y del e-commerce se le unen otras tendencias como el Internet de las Cosas, el Big Data y la Inteligencia Artificial, se entenderá que hoy, más que nunca, es importante que las empresas puedan gestionar y planificar sus recursos mediante herramientas digitales.“Abordar la digitalización es un imperativo para seguir siendo competitivos, ya que si no almacenamos y clasificamos nuestros datos con herramientas digitales, se hace imposible procesar manualmente volúmenes tan amplios de información”, advierte Zucchetti.
Las ventajas de las soluciones ERP-CRMEl software ERP (Enterprise Resource Planning), o sistema de planificación de recursos empresariales, es la herramienta central para la gestión de los datos en una empresas. Se trata de un tipo de aplicación que nos permite gestionar todos los procesos de gestión y administración de la empresa. Facturación, contabilidad, ventas y compras, gestión de almacén, control de costes, control de la fabricación y otras muchas funcionalidades nos permiten centralizar los datos en una herramientas desde la podremos consultar los indicadores clave de rendimiento de nuestra compañía.La implementación de soluciones de software ERP-CRM ayuda a la empresa a digitalizar los datos y a mejorar los procesos de gestión de la información. Como apunta Zucchetti, “el resultado no es sólo que la empresa podrá afrontar más fácilmente los imprevistos, sino que además mejorará su productividad, optimizará costes y aumentará la eficacia”.Disponiendo de las herramientas de planificación de recursos empresariales adecuadas, no hay ningún motivo lógico para seguir utilizando los sistemas antiguos y obsoletos. “Dar el paso hacia la transformación digital del negocio no es una moda, sino una necesidad, y los hechos nos están demostrando que debemos estar preparados para trabajar con herramientas digitales”.La situación del Covid-19 no sólo ha afectado a nuestra forma de trabajar, sino que también está suponiendo una verdadera transformación de nuestro concepto de la organización de la empresa. Ahora es esencial que podamos usar las nuevas tecnologías de la comunicación y la información para ser más eficaces y ganar en competitividad. Si el mercado se está transformando, las empresas deben adaptarse para poder seguir teniendo éxito en el futuro.