El OperadorEconómicoAutorizado, uninstrumento decisivo
La acreditación como Operador Económico Autorizado (OEA) se ha convertido para las empresas logísticas en un hito clave en su estrategia de crecimiento. A diferencia de otras acreditaciones y sellos de calidad, el OEA puede marcar importantes diferencias en la competitividad de las empresas, convirtiéndose así en una decisión estratégica. Es, por tanto, un paso adelante de las empresas en su crecimiento y evolución.
- 17 julio 2019 01:00
- Última actualización
17 julio 2019 17:25
Las motivaciones de una empresa para obtener esta acreditación son diversas. Desde el requerimiento de sus clientes, como es el caso de proveedores de importantes grupos logísticos, a la diferenciación de la marca de empresa asociándola a la excelencia en la calidad y seguridad o la obtención de beneficios económicos.
Una particularidad de la certificación OEA es el efecto en cadena que tiene, inherente al propio estatus de OEA, puesto que esta acreditación requiere que no sólo que la empresa certificada sea segura y de confianza para la Agencia Tributaria, sino que también lo sean sus socios comerciales, de forma que se pueda garantizar la seguridad en toda la cadena logística.
Desde la puesta en marcha del OEA cada año se incrementan el número de empresas certificadas, sin embargo queda aún un número importante de empresas por obtener la acreditación. Las razones para que no haya tantas empresas certificadas en España como en otros países europeos están posiblemente relacionadas con la falta de información y, en ocasiones, concreción en los beneficios directos junto con el esfuerzo que supone para la empresa la adaptación de sus procesos a los requisitos del OEA, el desconocimiento de cómo implantar las medidas o el hecho de que algunas empresas (aún) no establecen como requisito a sus proveedores la acreditación como OEA.
En las siguientes líneas trataré de aportar más información sobre estos aspectos para facilitar la toma de decisión a las empresas que están valorando marcarse como objetivo la certificación OEA.
En primer lugar, la acreditación como OEA implica que la empresa pasa a tener estatus de “socio de confianza” para la Agencia Tributaria. Para ello, la empresa tiene que “ganarse” esta confianza cumpliendo un conjunto de requerimientos y superando con éxito un proceso de auditoría de la propia Agencia Tributaria, relacionados con aspectos como la seguridad y trazabilidad de la información y activos, relaciones con socios comerciales o solvencia financiera, entre otros.
En cuanto a los beneficios o intereses de la empresa para la obtención de la certificación, en ocasiones es un requerimiento del propio mercado, como pueden ser las exigencias de clientes o la necesidad de acreditar la calidad de sus procesos. En otros casos el interés reside en las ventajas operativas y financieras que puede obtener el OEA como socio de confianza de la Agencia Tributaria, como son la elección del lugar de inspección física de las mercancías, notificación previa de reconocimiento físico, prioridad en los controles, menor número de controles físicos y documentales, reducción significativa de las garantías o el despacho centralizado y comunitario.
Con respecto al plazo temporal requerido para obtener la certificación como OEA, hay que considerar que ser OEA puede implicar cambios en las empresas a nivel organizativo, técnico, de operaciones o administrativo. El esfuerzo y plazos necesarios dependerán de las características de cada empresa, situación de partida, tipo de certificación OEA que desea obtener, grado de implantación de otros sistemas de calidad y gestión y los recursos asignados al proyecto interno de preparación. En nuestra experiencia estos plazos pueden variar entre tres y seis meses, siempre y cuando la empresa asigne los recursos necesarios y sea ágil en la toma de decisiones que se requieren durante el proyecto.
En este sentido es importante que la empresa designe un Responsable OEA que actúe como coordinador del proyecto, con capacidad para adoptar decisiones e implantar las medidas necesarias para cumplir con los requisitos. Este Responsable OEA debe conocer los procesos de la empresa y contar con el apoyo de la dirección para decidir sobre las inversiones, en caso de ser necesarias, e implantar las medidas que impliquen cambios organizativos o en los procesos.
En base a nuestra experiencia, recomendamos que las empresas que apuesten por la obtención de la certificación OEA, trabajen de forma continua en la implantación de los procesos y establezcan un plazo objetivo para presentar la solicitud ante la Agencia Tributaria. De este modo, la empresa tomará conciencia del proyecto y asignará los recursos necesarios para alcanzar el objetivo.
Por último, los costes de obtención de la certificación OEA dependen de los factores citados anteriormente, en particular de las características y situación de partida de la empresa. Los primeros pasos del proyecto deben incluir la realización de un diagnóstico inicial para determinar qué recursos (humanos, técnicos, y económicos) se necesitarán. Algunos factores que influyen en el coste son el tipo de actividad de la empresa, tipo de certificación OEA a la que opta, número de sedes o delegaciones y empleados, características de los sistemas de información y medidas de seguridad, existencia de procesos definidos y disponibilidad de recursos humanos propios.
El asesoramiento externo puede contribuir a reducir los plazos del proyecto y dedicación de los recursos propios y aumentar las posibilidades de éxito.