En el ámbito de los operadores logísticos, la aparición de sistemas de gestión ha permitido aumentar la capacidad de las compañías, convirtiéndose en herramientas indispensables en su actividad diaria. Estos sistemas informáticos modulares, los denominados ERP (Enterprise Resource Planning), permiten a las compañías relacionarse con todos los actores que intervienen en la operativa: clientes, socios, corresponsales y, lógicamente, su propia estructura interna, todo ello desde un mismo sistema que contiene, organiza y gestiona la información.Este tipo de software traslada avances desarrollados en otros sectores económicos a la dinámica específica de una empresa logística, permitiendo la gestión eficaz de distintos procesos simultáneos con diferentes interlocutores. Aunque estos procesos son muy diversos y dependen de cada operación, podemos poner un ejemplo sencillo para explicar la importancia de estas herramientas informáticas en la actividad diaria de un operador logístico.El operador comienza el contacto con el cliente, introduciendo sus datos en el sistema y, una vez analizadas las necesidades, preparando una posible oferta comercial. El ERP le facilita la creación de un expediente para la operativa en el área del sistema dedicado al Tráfico, en la que se almacenarán los datos relacionados con el servicio a prestar. En el caso, por ejemplo, de una importación, este módulo del sistema registra el contacto con el corresponsal encargado de gestionar la carga de la mercancía en origen, facilitándole la información de la mercancía, el lugar de embarque, las condiciones en qué se traslada y demás detalles de la operación.Todos los servicios relacionados se introducen en el sistema informático, lo que permite al operador mantener el control de la operación y, al cliente, tener información del desarrollo de su servicio. Esta característica es uno de los pilares de un ERP eficaz, la trazabilidad, que permite conocer "en tiempo real" el estado de procesos abiertos o pendientes. Esta característica permite, a su vez, gestionar directamente la facturación del servicio al incorporarla a su contabilidad, así como evaluar a posteriori la viabilidad de sus distintas operaciones, analizando las incidencias registradas con la finalidad de optimizar constantemente su actividad. En definitiva, el ERP de un operador logístico facilita el control y la gestión de todos los aspectos de una operación de transporte de mercancías, evitando la necesidad de introducir cualquier dato dos veces, reduciendo los errores potenciales y permitiendo la comunicación fluida con todos los actores que intervienen en el transporte de mercancías.Gestión electrónica Ahora bien, toda operativa de comercio exterior, ya sea de importación o exportación, pasa obligatoriamente por un control aduanero. Un control que se aplica sobre la propia declaración aduanera, sobre la documentación requerida y, en ciertas ocasiones, una inspección física que, sea cual sea la mercancía o el origen de la misma, se convierte en punto crítico para el buen desarrollo de la operación.Con la entrada de España en la hoy Unión Europea, en 1986, se inició un proceso de convergencia de la Aduana Española con sus homólogas europeas, encaminado a la unificación de procedimientos y normas dentro del Territorio Aduanero Común.Aún hoy, las Aduanas de los Estados Miembros trabajan en esa dirección aplicando sistemas informáticos para el control tributario y de seguridad de las mercancías. De hecho, actualmente, y salvo contadas excepciones, toda declaración aduanera debe ser realizada en formato electrónico, lo cual obliga a los operadores a contar con herramientas que cumplan con los requisitos tecnológicos exigidos por la Administración y satisfagan las necesidades de su actividad diaria y las de sus clientes.La "Aduana Electrónica", entendida como el control informático de declaraciones y operaciones por parte de las administraciones, ha permitido desde su nacimiento una mejora constante de los procesos de control sobre las mercancías, control enfocado a la seguridad pero también a reducir las gestiones y el tiempo con el fin de permitir un flujo de mercancías estable y fluido. Esta dinámica de evolución continua por parte de las autoridades aduaneras comunitarias y nacionales hace del desarrollo de herramientas informáticas específicas para este tipo de gestión un ámbito muy especializado, que exige el seguimiento constante de los cambios en la normativa y procesos que rigen el sector, lo que supone combinar un profundo conocimiento de distintas fuentes normativas con la capacidad tecnológica para desarrollar aplicaciones que cumplan con los requerimientos de la administración, normativos y técnicos.
Especialistas en cambiosLas características citadas arriba son el marco de mínimos desde el que se debe desarrollar una aplicación de gestión aduanera: conocimiento normativo y apego a los requerimientos técnicos de la Aduana pero, obviamente, también se debe tener en cuenta al usuario. El usuario de estas aplicaciones es un operador que, en la inmensa mayoría de los casos, no cuenta con el tiempo suficiente para identificar y actualizar los permanentes cambios en datos indispensables en su operativa, como los códigos arancelarios, los derechos antidumping, Impuestos Especiales, etcétera. Estos y otros contenidos deben ser actualizados con la mayor agilidad posible si no se quiere incurrir en errores que podrían hacer peligrar el éxito de una operación. Esta es otra de las especificidades de las aplicaciones de gestión aduanera, la permanente necesidad de actualización de los datos que contienen, muchos de ellos críticos en la operativa. Y por último pero no menos importante cabe destacar en este recorrido sobre la naturaleza de las herramientas informáticas de gestión aduanera un elemento crucial para este sector y para cualquier otro: el profesional que usa la aplicación. Concretamente, en el sector aduanero resulta cada vez más necesaria la capacitación profesional, sobre todo para aquellos perfiles de operador que manejan múltiples operativas, de distintos clientes, regímenes, orígenes, etc. Son tales las variables según la operación y los actores que intervienen que a menudo el profesional necesita poyo a la hora cumplir con los requerimientos de la Aduana.Esta es nuestra experiencia tras más de 25 años de actividad como proveedores de servicios y aplicaciones para el sector aduanero, tiempo en el que hemos visto cómo la especialización del sector ha hecho casi indispensable tener acceso a un servicio de soporte especializado en normativa aduanera, que pueda dar respuesta a las dudas o problemas que afronta un operador cuando se enfrenta a, por ejemplo, un tipo de operativa que jamás había realizado, o cuando tiene dudas a la hora de codificar un producto (determinar el código arancelario adecuado). Esta dinámica viene dada por la gran cantidad de normativa que influye en la gestión aduanera y su naturaleza cambiante, haciendo necesario un servicio de soporte especializado que no es, ni mucho menos, algo "complementario" a las aplicaciones, sino que está implícito en el uso de las mismas.