Gestionar el IVA siendo transportista autónomo suele parecer un trámite sencillo sobre el papel, pero quien vive de la carretera sabe que la realidad tiene más matices. No se trata solo de emitir facturas y presentar modelos; el día a día está lleno de revisiones de dietas, peajes, combustible, cambios de ruta y servicios imprevistos que acaban afectando a la contabilidad.
Todos estos factores convierten la gestión fiscal en una pieza tan importante como el propio vehículo.
En este contexto, es vital destacar la llegada inminente del sistema VeriFactu (Reglamento de Facturación 2024), que hará obligatorio el uso de programas de facturación verificados para garantizar que todas las facturas se envían automáticamente a Hacienda.
Uno de los recursos más útiles para llevar un control es disponer de un programa de facturación para autónomos como TS Facturas Billin, con el que organizar ingresos, gastos y facturas intracomunitarias se vuelve más manejable, sobre todo para quienes pasan más horas al volante que frente a un ordenador.
El IVA en el transporte explicado sin simplificaciones
El transporte es uno de los sectores con más particularidades fiscales. Para empezar, no todas las operaciones tributan igual. No es lo mismo un porte nacional que un servicio internacional, un transporte sujeto a inversión del sujeto pasivo o una operación exenta por la normativa aduanera.
El autónomo debe identificar bien cada caso para aplicar el tipo de IVA correcto o, incluso, para saber cuándo no debe ser repercutido.
En los servicios internacionales, por ejemplo, es habitual que el IVA no se incluya porque se realiza la inversión del sujeto pasivo. Pero esto no significa que pueda ignorarse, sino que hay que declararlo correctamente en el modelo 303, aunque no se ingrese.
Un olvido que es bastante recurrente, y sancionable, es no incorporar estas operaciones en el libro de registro ni reflejarlas en las casillas correspondientes del modelo.
¿Se puede deducir el combustible?
Sí, pero con matices. La deducción del IVA del combustible es un clásico entre los transportistas, pero es más exigente de lo que pensamos. Hacienda quiere ver facturas completas, no tickets.
Además, las deducciones deben estar directamente relacionadas con la actividad y justificadas. En el caso de quienes trabajan con tarjeta de combustible o acuerdos con gasolineras, es habitual que reciban a fin de mes una factura resumen. Un documento clave para evitar problemas.
Otro punto que muchos pasan por alto es cuando un transportista comparte el vehículo con otra persona o realiza trayectos mixtos (profesionales y personales). En este caso, debe poder justificar la parte que realiza la actividad. Aunque en el transporte esta afectación suele ser del 100 %, es mejor no confiarse.
Peajes, mantenimiento y kilómetros fuera de ruta
Los transportistas suelen tener una lista de gastos extensa compuesta por peajes, aparcamientos seguros, reparaciones urgentes, revisiones periódicas, neumáticos...
Todos estos gastos, en la medida en que estén vinculados con la actividad, permiten deducir IVA. Eso sí, cada gasto necesita su factura correspondiente.
Aquí aparece otro detalle relevante, y es que muchos peajes extranjeros no incluyen IVA español, sino el del país correspondiente o incluso tasas sin IVA. En esos casos, el autónomo debe registrarlo correctamente porque no podrá deducir ese importe, aunque sí debe reflejar el gasto como tal en su contabilidad.
Recargos, penalizaciones y servicios adicionales
Otro factor que genera dudas es el tratamiento del IVA en conceptos añadidos, como, por ejemplo, cargas y descargas especiales, tiempos de espera, penalizaciones por modificaciones del cliente o servicios extraordinarios.
En la mayoría de los casos, estos importes siguen el mismo régimen de IVA que el servicio principal. Por tanto, si el porte está sujeto al 21 %, lo habitual es que todos los conceptos asociados también lo estén. Sin embargo, cuando el servicio principal está exento por normativa internacional, estos complementos deben revisarse caso por caso.
La importancia de presentar los modelos 303 y 390
Aunque el modelo 303 es la declaración trimestral que todo autónomo transportista presenta, el 390 sigue estando vigente para quienes no están exonerados. Este resumen anual debe cuadrar a la perfección con los modelos trimestrales, algo que parece obvio pero que puede complicarse cuando hay operaciones intracomunitarias, facturas rectificativas o importaciones con IVA diferido.
Por eso, muchos transportistas revisan sus resúmenes mensuales para evitar un descuadre a final de año.
No obstante, gran parte de los errores en la presentación del IVA en el sector transporte no proviene de la normativa, sino del ritmo de trabajo. La falta de tiempo hace que muchos profesionales acumulen facturas en la guantera o en una carpeta del móvil.
Por ello, es fundamental contar con un software que permita subir facturas al momento, incluso desde el móvil, ya que esto reduce sustos y facilita que cada gasto se registre como corresponde.
Elegir ahora un programa Verifactu actualizado y adaptado, como TS Facturas Billin, es la mejor manera de cumplir con la normativa y estar tranquilo de tener toda la facturación en orden.
