Visual Trans aborda la integración documental como una ventaja competitiva para la empresa
Visual Trans, que lleva desde 2012 trabajando en la implementación de soluciones de escaneo y gestión documental integradas en sus soluciones software, sigue trabajando en la incorporación de nuevas funcionalidades que hagan más sencillo el día a día de sus clientes.
- 14 mayo 2019 01:00
- Última actualización
13 mayo 2019 15:29
Como explica Cecilio Labrada, director comercial de Visual Trans, uno de los grandes problemas del sector del transporte internacional de mercancías y su logística “es la correcta gestión del gran volumen de documentación asociada a su operativa, además de la dedicación casi exclusiva por parte el personal administrativo”.
“Esta problemática –añade- puede ser resuelta con una gestión documental adecuada ya que todo lo que tenga que ver con la automatización de procesos supondrá un importante ahorro de tiempo, una reducción de los costes y, en definitiva, un aumento de la productividad”.
La implantación de una solución de gestión documental proporciona, por tanto, una herramienta para conseguir que los documentos de la empresa estén controlados, centralizados y bien gestionados. “Nos beneficiamos de las ventajas de un almacenamiento fácil y de una búsqueda ágil y rápida, así como una recuperación eficiente”, explica la compañía especialista en software para el sector del transporte y la logística.
Ahorros
Según Visual Trans, con un sistema de gestión documental obtenemos se obtiene un aumento en productividad del 71,9 %); una ahorro de tiempo perdido en tareas relacionadas con la manipulación de la información del 27,39 %; tiempo que se puede dedicar a trabajos de mayor valor añadido; ahorro en costes de tiempo de manipulación; ahorro en costes directos de material; ahorro incalculable cuando un documento no aparece.
“Por ello, disponemos de soluciones para este fin, tanto para proyecto de archivo automático de documentos tanto desde email como desde escaneo, así como la posibilidad de abrir un proyecto de gestión documental con workflow de documentos y la posibilidad de extraer e integrar datos en Visual Trans”, explica Labrada.
Los módulos de gestión de la Suite tienen un apartado de archivo de documentos como parte del contenido del expediente de tráfico, aduanas o a nivel de administración, lo que permite disponer de estos documentos en el sistema de Tracking.
Ventajas
Para Jonathan Solis, CEO de Neosystems, trabajar con este tipo de sistemas “permite automatizar las comunicaciones entre departamentos, evitar la pérdida o deterioro de papel y disponer de herramientas de control que aseguren el buen funcionamiento del proceso. Es posible la destrucción física de la factura en papel y la completa trazabilidad de todos tus procesos”. Ademas, Solís destaca las ventajas de estos sistemas en seguridad, eficiencia, colaboración, organización, ciclo de vida, “workflow”, robotización y ahorro.