GLS España reduce los tiempos de solicitud en un 40% y agiliza la logística de paquetería con Smartsheet, gracias a la colaboración con Uniendo Nodos y Smartsheet.
MADRID. GLS España ha estado utilizando Smartsheet desde 2016, gestionando las operaciones a través de un enfoque autodidacta. Sin embargo, a medida que la empresa crecía, también lo hacían los retos y el volumen de solicitudes, que ahora ascienden a 23.000 al año e implican importantes decisiones de compra anuales.
En el centro de estas operaciones se encuentra José Javier Fernández, Facility Manager de GLS España, que supervisa 38 instalaciones y casi 600 agencias, incluidos centros y depósitos. Gestiona los suministros de marca, el mantenimiento de las instalaciones, las operaciones de flota y las iniciativas de sostenibilidad, como los proyectos de integración de vehículos eléctricos y energía solar.
Antes de Smartsheet, GLS Spain dependía de hojas de cálculo que no eran escalables para sus necesidades en expansión. Gestionar manualmente las solicitudes de compra, las aprobaciones de mantenimiento y el seguimiento de gastos era lento e ineficaz, lo que provocaba cuellos de botella en todas las operaciones.
En busca de una solución, el equipo evaluó otras soluciones de gestión de proyectos, pero la interfaz fácil de usar y la rentabilidad de Smartsheet la convirtieron en la elección clara. “Al principio, creamos nuestros propios procesos de Smartsheet por ensayo y error”, recuerda Fernández. “Pero a medida que escalábamos, nos dimos cuenta de que necesitábamos un enfoque más profesional”.
Alianza
Ante la creciente complejidad y el aumento del volumen de solicitudes, GLS España recurrió a Uniendo Nodos, Partner Platinum de Smartsheet, para perfeccionar los flujos de trabajo en toda la empresa.
Uniendo Nodos ayudó a GLS España a maximizar el potencial de Smartsheet mediante un completo soporte al cliente, consultoría en profundidad, formación y optimización de procesos. «Uniendo Nodos nos ayudó a llevar Smartsheet al siguiente nivel», dice Fernández. “No se limitaron a configurar las cosas por nosotros: nos ayudaron a entender cómo optimizar y gestionar todo nosotros mismos.”
Andrea Patón González, Ingeniera de Soluciones Senior y Consultora de Smartsheet de Uniendo Nodos, dirigió la colaboración, identificando las necesidades de GLS y mejorando el seguimiento de los datos en todos los departamentos.
Juntos, trabajaron en la racionalización de los informes de GLS mediante la creación de paneles que ofrecen visibilidad en tiempo real, lo que permite a Fernández y a su equipo generar rápidamente ideas y compartirlas con el liderazgo. “Antes tenía que hacer un seguimiento manual de las solicitudes y los informes. Ahora puedo verlo en un mismo lugar, y mi jefe puede acceder a los informes en tiempo real en cualquier momento”, explica Fernández.
Automatización
Uno de los principales retos de GLS España era la gestión de las solicitudes internas, ya fuera para la compra de materiales o la aprobación de trabajos de mantenimiento. Los procesos manuales existentes a menudo hacían que las solicitudes se acumulasen y que las tareas críticas se retrasasen o pasasen por alto.
Guiado por la experiencia de Uniendo Nodos, GLS España automatizó los flujos de trabajo y centralizó todas las solicitudes a través de Formularios, creando un proceso más eficiente. Ahora, los empleados envían las solicitudes a través de formularios estructurados, que se dirigen automáticamente a la persona adecuada, lo que garantiza un funcionamiento fluido y evita los cuellos de botella.
“Antes, los gestores tenían que hacer 10 clics para completar una tarea; ahora sólo necesitan dos”, señala Fernández. Al sustituir los procesos manuales por flujos de trabajo automatizados, la empresa redujo a la mitad el tiempo de introducción de datos, lo que permitió a los equipos centrarse en tareas más estratégicas.
El tiempo de resolución de tickets ha mejorado hasta en un 40%, y los tiempos de respuesta interna han mejorado en un 25%, lo que permite al equipo satisfacer las demandas de los clientes con mayor rapidez y agilidad.
Impulso de la eficiencia
El éxito de Smartsheet dentro del equipo ha despertado interés en todo GLS España. Gracias a las soluciones a medida proporcionadas por Uniendo Nodos, departamentos como Contabilidad y Finanzas han empezado a utilizar Smartsheet para la elaboración de informes y la visualización de datos. Recursos Humanos lo utiliza para las solicitudes de anticipos, mientras que Marketing lo aprovecha para el seguimiento de proyectos.
“La gente ve lo mucho que nos ha ayudado y está deseando adoptarlo”, señala Fernández. Más allá de los equipos individuales, Smartsheet, potenciado por la experiencia de Uniendo Nodos, también ha transformado la forma en que GLS España gestiona y supervisa el rendimiento a nivel directivo. Gracias a los Paneles, los ejecutivos obtienen una visión clara de las métricas clave en tiempo real, lo que les ayuda a tomar mejores decisiones y a asignar los recursos de forma más eficaz.
Este nivel de visibilidad ha ayudado a la empresa a cumplir con su política de logística sostenible y a satisfacer las demandas de una base de clientes en crecimiento.
También ha permitido a la empresa gestionar un mayor volumen de proyectos y solicitudes internas sin necesidad de contratar personal adicional. “Con la ayuda de Uniendo Nodos, hemos duplicado el número de solicitudes que podemos gestionar sin necesidad de aumentar nuestro equipo”, explica Fernández.
Fernández atribuye gran parte del éxito de GLS con Smartsheet al apoyo de Uniendo Nodos. “Siempre están dispuestos a ayudar. Cuando surge algo, Andrea responde inmediatamente porque sabe que Smartsheet forma parte de nuestro trabajo diario. Siempre están dispuestos a apoyarnos cuando lo necesitamos”, comparte Fernández.
Con el apoyo de Uniendo Nodos, GLS España sigue perfeccionando sus procesos, sobre todo en materia de sostenibilidad, como la integración de energía solar en sus instalaciones, lo que garantiza entregas más rápidas y reducción del impacto ambiental.
